Preguntas frecuentes sobre fotos y videos bajo FERPA

1. ¿Cuándo una foto o un video de un estudiante es un registro educativo según FERPA?

Al igual que con cualquier otro “registro educativo”, una foto o un video de un estudiante es un registro educativo, sujeto a exclusiones específicas, cuando la foto o el video: (1) está directamente relacionado con un estudiante; y (2) mantenido por una agencia o institución educativa o por una parte que actúa en nombre de la agencia o institución. (20 U.S.C. 1232g(a)(4)(A); 34 CFR § 99.3 “Registro educativo [Education Record]”)[1]

Directamente relacionado con un estudiante:

Cuando hacen referencia a los registros educativos, las regulaciones de FERPA no definen exactamente lo que significa ser “directamente relacionado” a un estudiante. En el contexto de fotografías y videos, determinar si una representación visual de un estudiante está directamente relacionada con un estudiante (en lugar de tan solo incidentalmente relacionada con él o ella) a menudo es específico del contexto, y las agencias e instituciones educativas deben examinar ciertos tipos de fotografías y videos caso por caso para determinar si se relacionan directamente con alguno de los estudiantes representados en ellos. Entre los factores que pueden ayudar a determinar si las fotos o videos deben considerarse “directamente relacionados” con un estudiante se encuentran los siguientes:

• La agencia o institución educativa utiliza la foto o el video para medidas disciplinarias (u otros fines oficiales) que involucren al estudiante (incluida la víctima de dicho incidente disciplinario);
• La foto o el vídeo contiene una descripción de una actividad:
  • que haya resultado en el uso de la foto o el video por parte de una agencia o institución educativa para medidas disciplinarias (u otros fines oficiales) que involucren a un estudiante (o, si hay medidas disciplinarias pendientes o aún no se han tomado, que razonablemente resultarían en el uso de la foto o el video para la acción disciplinaria que involucra a un estudiante);
  • que muestre que un estudiante ha violado las leyes locales, estatales o federales;
  • que muestre a un estudiante siendo lesionado, atacado, victimizado, enfermo o teniendo una emergencia de salud;
• La persona o entidad que toma la foto o el video tiene la intención de convertir a un estudiante específico en el centro de la foto o el video (por ejemplo, fotografías de identificación o una grabación de una presentación de un estudiante); o
• El contenido visual o de audio de la foto o video contiene información de identificación personal contenida en el registro educativo de un estudiante.
  The person or entity taking the photo or video intends to make a specific student the focus of the photo or video (e.g., ID photos, or a recording of a student presentation); or

Una foto o video no debe considerarse directamente relacionado con un estudiante en ausencia de estos factores y si la imagen del estudiante es incidental o capturada solo como parte del fondo, o si se muestra a un estudiante participando en actividades escolares que están abiertas al público y sin un enfoque específico en ningún individuo.

Ejemplos de situaciones que pueden hacer que un video sea un registro educativo:

• Un video de vigilancia escolar que muestra a dos estudiantes peleando en un pasillo, utilizado como parte de una acción disciplinaria, está directamente relacionado con la pelea de los estudiantes.
• Un video en el aula que muestra a un estudiante sufriendo una convulsión está directamente relacionado con ese estudiante porque la emergencia de salud representada se convierte en el foco del video.
• Si una escuela mantiene una fotografía en primer plano de dos o tres estudiantes jugando baloncesto con una vista general de los estudiantes espectadores al fondo, la foto está directamente relacionada con los jugadores de baloncesto porque son el foco de la foto, pero no está directamente relacionado con los estudiantes que se muestran al fondo. Las escuelas a menudo designan fotografías o videos de estudiantes que participan en eventos públicos (por ejemplo, eventos deportivos, conciertos, representaciones teatrales, etc.) como información del directorio y/u obtienen el consentimiento de los padres o estudiantes elegibles para divulgar públicamente fotografías o videos de estos eventos.
• Una grabación de video de una reunión de profesores durante la cual se discuten las calificaciones de un estudiante específico está directamente relacionada con ese estudiante porque la discusión contiene Información de Identificación Personal (PII) del expediente educativo del estudiante.

Mantenido por una agencia o institución educativa:

Para ser considerado un registro educativo según FERPA, una agencia o institución educativa, o una parte que actúe en nombre de la agencia o institución, también debe mantener el registro. Por lo tanto, una fotografía tomada por un padre en un partido de fútbol escolar no se consideraría un registro educativo, incluso si está directamente relacionada con un estudiante en particular, porque la escuela no la mantiene ni tampoco el padre la mantiene a nombre de la escuela. Sin embargo, si la fotografía de los padres muestra a dos estudiantes peleando en el juego, y el padre proporciona una copia de la fotografía a la escuela, que luego mantiene la fotografía en los registros disciplinarios de los estudiantes, entonces la copia de la fotografía que mantiene la escuela es un registro educativo.

Exclusión de registros de la unidad de cumplimento de la ley (policía de la escuela)

El estatuto y los reglamentos de FERPA (20 U.S.C. 1232g(a)(4)(B)(ii) y 34 CFR §§ 99.3 y 99.8) excluyen de la definición de registros educativos aquellos registros creados y mantenidos por una unidad de cumplimiento de la ley (unidad policial) de un agencia o institución educativa con fines de aplicación de la ley. Por lo tanto, si una unidad policial de una agencia o institución educativa crea y mantiene videos de vigilancia de la escuela con fines policiales, dichos videos no se considerarán registros educativos. Si la unidad policial proporciona una copia del video a otro componente dentro de la agencia o institución educativa (por ejemplo, para mantener el registro en relación con una acción disciplinaria), entonces la copia del video puede convertirse en un registro educativo de el/los estudiante(s) involucrado(s) si el video no está sujeto a ninguna otra exclusión de la definición de "registros educativos" y el video está: (1) directamente relacionado con un estudiante; y (2) mantenido por una agencia o institución educativa o por una parte que actúa en nombre de la agencia o institución.

2. ¿Puede la misma imagen grabada ser el registro educativo de más de un estudiante según FERPA?

Sí. Por ejemplo, un video de vigilancia que muestra a dos estudiantes peleando en un autobús escolar que la escuela usa y mantiene para disciplinar a los dos estudiantes estaría “directamente relacionado” y, por lo tanto, ser parte del expediente educativo de ambos estudiantes.

3. Si un video es un registro educativo para varios estudiantes, ¿puede ver el video un padre de uno de los estudiantes o el estudiante elegible?

Por lo general, cuando un video es un registro educativo de varios estudiantes, la FERPA requiere que la agencia o institución educativa da acceso a un padre o un estudiante elegible a inspeccionar y revisar, o “ser informado” del contenido del video, a petición de un padre particular de un estudiante (o de un estudiante si es un estudiante elegible) de que el video se relacione directamente, en conformidad con las disposiciones legales de FERPA en 20 U.S.C. § 1232g(a)(1)(A) y las normas reglamentarias en 34 CFR § 99.12(a). Aun así, generalmente, la FERPA no requiere que la agencia o institución educativa da copias del video a los padres o al estudiante elegible.

Al brindar acceso al video, la agencia o institución educativa debe brindarle al padre del estudiante (o al estudiante si el estudiante es un estudiante elegible) la oportunidad de inspeccionar y revisar o "ser informados" del contenido del video. Si la agencia o institución educativa puede redactar o segregar razonablemente las partes del video directamente relacionadas con otros estudiantes, sin destruir el significado del registro, entonces la agencia o institución educativa debe hacerlo antes de proporcionar acceso al padre o al estudiante elegible. Por otro lado, si no se puede lograr razonablemente la redacción o segregación del video, o si hacerlo destruiría el significado del registro, entonces los padres de cada estudiante con quien el video se relaciona directamente (o los propios estudiantes si son estudiantes elegibles) tendrían derecho bajo FERPA a inspeccionar y revisar o “ser informados” de todo el expediente, aunque también se relacione directamente con otros estudiantes.

Para obtener un análisis legal más completo y una explicación de este problema, consulte la Carta a Wachter de 2017.

4. Si un video es un registro educativo para varios estudiantes, ¿puede el padre de uno de los estudiantes (o el estudiante elegible) recibir una copia del video?

Si bien no asesoramos sobre las obligaciones de una agencia o institución educativa según las leyes estatales de registros abiertos que puedan aplicarse, observamos que la FERPA generalmente no exige que una agencia o institución educativa proporcione copias de los registros educativos a los padres y estudiantes elegibles[2]. Dicho esto, no violaría la FERPA que una agencia o institución educativa divulgue sin consentimiento a un estudiante elegible o a sus padres copias de registros educativos que el estudiante elegible o sus padres de otro modo tendrían derecho a inspeccionar y revisión bajo FERPA.

Para obtener un análisis legal más completo y una explicación de este problema, consulte la Carta a Wachter de 2017.

5. Si la redacción o segregación de un registro educativo de varios estudiantes se puede lograr razonablemente sin destruir el significado del expediente educativo, ¿pueden las agencias e instituciones educativas cobrar a los padres o estudiantes elegibles por los costos de la redacción o segregación?

No. La FERPA brinda a los padres y estudiantes elegibles el derecho de inspeccionar y revisar los registros educativos del estudiante, y nada en el estatuto o las regulaciones de FERPA permite a las agencias e instituciones educativas cobrar a los padres o estudiantes elegibles tarifas o costos asociados con el ejercicio de ese derecho.

Si una escuela elige proporcionarle a un padre o estudiante elegible una copia de los registros educativos, entonces las regulaciones de FERPA (34 CFR § 99.11(a)) generalmente permiten (con la excepción que se indica a continuación) que la escuela cobre los costos requeridos para hacer la copia. Las regulaciones de FERPA (34 CFR § 99.11(b)) también establecen que la escuela no puede cobrar a un padre o estudiante elegible por los costos de búsqueda u obtención de registros educativos. Consideramos que los costos, si hay, para la escuela por redactar o segregar registros educativos de varios estudiantes son similares a los costos de búsqueda y obtención que no se pueden cobrar a los padres o estudiantes elegibles, a diferencia de los costos de las copias que generalmente se puede cobrar a los padres y estudiantes elegibles. Como se señaló anteriormente, si una agencia o institución educativa puede redactar o segregar razonablemente partes de un registro educativo que está directamente relacionado con otros estudiantes, sin destruir el significado del registro, entonces la agencia o institución educativa debe hacerlo y, por lo tanto, no puede cobrar a padres o estudiantes elegibles por los costos asociados con el ejercicio de su derecho a inspeccionar y revisar dichos registros educativos.

Por el contrario, a los padres y estudiantes elegibles generalmente se les puede cobrar los costos de hacer copias de los registros educativos precisamente porque FERPA generalmente no exige que la escuela les proporcione dichas copias. Por lo tanto, cuando la redacción o segregación de registros educativos de varios estudiantes se puede lograr razonablemente sin destruir el significado de los registros educativos, nada en FERPA permite a las agencias o instituciones educativas cobrar a los padres o estudiantes elegibles por los costos de realizar las redacciones o segregaciones requeridas. Por favor tenga en cuenta que las regulaciones de FERPA (34 CFR § 99.11(a)) también establecen que si una tarifa por las copias impide efectivamente que un padre o un estudiante elegible ejerza el derecho de inspeccionar y revisar sus registros educativos, una agencia o institución educativa será requerida a proporcionar copias sin recibir pago. Dichos casos se limitan a cuando un padre o un estudiante elegible que no puede pagar para las copias da pruebas de las dificultades financieras.

6. ¿Permite FERPA que los representantes legales de los padres o estudiantes elegibles inspeccionen y revisen videos con los padres o estudiantes elegibles?

Sí. FERPA permite que los representantes legales de un padre o un estudiante elegible inspeccionen y revisen videos con el padre o el estudiante elegible. Si bien FERPA no exige que las agencias e instituciones educativas permitan a los padres o estudiantes elegibles traer a su abogado u otro representante legal con ellos cuando ejercen su derecho a inspeccionar y revisar los registros educativos del estudiante, nada en FERPA impide que las agencias e instituciones educativas permitan a los padres o estudiantes elegibles a traer a su abogado u otro representante legal con ellos cuando ejerzan su derecho a inspeccionar y revisar los registros educativos del estudiante bajo FERPA.

7. ¿Permite FERPA que las agencias e instituciones educativas entreguen videos a la policía cuando lo soliciten o después de un incidente que pueda justificar la participación de la policía?

Si la unidad de cumplimiento de la ley de una agencia o institución educativa crea y mantiene videos con fines de policiales, entonces los videos no serían registros educativos y FERPA no prohibiría a la unidad de cumplimiento de la ley de una agencia o institución educativa revelar los videos a la policía. Sin embargo, si los videos son registros educativos, las agencias e instituciones educativas no pueden entregar videos cuando lo pida la policía sin haber obtenido primero el consentimiento por escrito de los padres o del estudiante elegible o sin haber determinado que se cumplen las condiciones de una excepción al requisito general de consentimiento, por ejemplo, si la divulgación se realiza en relación con una emergencia de salud o seguridad (20 U.S.C. 1232g(b)(1)(I) y 34 CFR §§ 99.31(a)(10) y 99.36) o el agente del orden público ha presentado a la agencia o institución educativa una orden judicial o una citación emitida legalmente (20 U.S.C. 1232g(b)(1)(J) y (b)(2) y 34 CFR § 99.31(a)(9)).

[1] La Ley de Educación para Individuos con Discapacidades (IDEA) también contiene protecciones de privacidad que se aplican a los niños con discapacidades. 20 USC 1417(c) y 34 CFR §§ 300.610-300.626 y 34 CFR §§ 303.401-303.416. Según la IDEA, las agencias participantes deben proteger la información personal identificable (PII) y los datos o los registros recopilados, mantenidos o utilizados por dicha agencia participante. Si bien la definición de “expediente educativo” según la Parte B de IDEA hace referencia y remite a la definición de FERPA en 34 CFR § 99.3, la aplicación de los requisitos de IDEA puede generar diferentes preguntas.

[2] Si las circunstancias efectivamente impiden que el padre o el estudiante elegible ejerza su derecho a inspeccionar y revisar los registros educativos del estudiante (por ejemplo, si el padre vive fuera de la distancia de desplazamiento a la escuela), entonces se requeriría que la agencia o institución educativa proporciona una copia de los registros o hace otros arreglos para que los padres o el estudiante elegible inspeccionen y revisen los registros. 34 CFR § 99.10(d)